問い合わせフォームの自動返信メールは、送った人に「届きました」「いつごろ返事が来ます」「来なければこうしてください」を伝える受付票です。入れる項目は、受け付けた旨、返信の目安の日数、送信内容の控え、返信が届かないときの連絡先、営業日と受付時間、迷惑メールのフォルダへの注意の6つで足ります。
この記事では、各項目の書き方の基準、業種別の文面の例、書かないほうがよいこと、Contact Form 7 の「メール (2)」での設定手順を順に書きます。Contact Form 7 の仕様は公式の説明と開発元が公開しているプログラム、法律の扱いは総務省・消費者庁のガイドラインで、2026年10月時点に確かめた範囲で書きます。当社は法律の専門家ではないので、当てはめに迷うところは専門家に確かめてください。
フォームの作り方と、送信元のアドレスやドメインの設定、メールが届かないときの調べ方はWordPressのお問い合わせフォームに、フォームで何を聞くかは問い合わせフォームの項目と作り方に書いたので、ここでは繰り返しません。
この記事の結論
- 自動返信は返事そのものではなく、受付の知らせです。受け付けた旨と、まだ担当者からの返事ではないことを最初の数行で伝えます。
- 返信の目安は、忙しい時期でも守れる日数を「営業日」で書きます。営業日が何曜日かも一緒に書きます。
- 控えは、受付日時と、選択肢で選んだ項目までにとどめます。自由記述の欄の全文を載せると、他人のアドレスを入れて送られたときに、その文章が自社の名前で届きます。
- 返事が来ないときの電話番号と受付時間、心当たりがない人に向けた一文を入れます。
- Contact Form 7 では「メール」タブの「メール (2)」を使います。最初から入っているひな形は、本文に入力されたメッセージがそのまま載り、返信先が管理者のアドレスになっているので、直してから有効にします。
自動返信メールに入れる6つの項目
フォームを送った直後の人が知りたいのは、ちゃんと届いたか、いつ返事が来るか、来なかったらどうするか、の三つです。6つの項目は、どれもこのどれかに答えるためのものです。
| 項目 | 書く内容 | つまずきやすいところ |
|---|---|---|
| 受け付けた旨 | 受け付けたこと、これは自動で送っていること | 返事が済んだように読める書き方 |
| 返信の目安の日数 | 「2営業日以内に」など、守れる日数 | 忙しい時期に守れない日数を書く |
| 送信内容の控え | 受付日時、選んだ相談の分野など | 自由記述の全文をそのまま載せる |
| 返信が届かないときの連絡先 | 電話番号と受付時間、心当たりがない場合の一文 | 連絡先がフォームのページだけ |
| 営業日と受付時間 | 休みの曜日、長い休みの期間 | 年末年始や夏の休みのあいだも同じ文面のまま |
| 迷惑メールへの注意 | 返事が迷惑メールのフォルダに入ることがある旨 | 何を確かめればよいかが書かれていない |
受け付けた旨：返事が済んだように読ませない
冒頭は「お問い合わせを受け付けました。このメールは自動で送っています」の二文で足ります。担当者が書いたような丁寧な文面にすると、送った人はこれが返事だと受け取り、本当の返事を待たなくなることがあります。自動で送っていることと、担当者からあらためて連絡することは、はっきり分けて書きます。
返信の目安の日数：守れる日数を、営業日で
「追ってご連絡します」では、いつまで待てばよいか分かりません。日数を書きます。当社の目安は、普段の速さではなく、繁忙期や担当者が休んだ週でも守れる日数です。普段は当日に返している会社でも「2営業日以内」と書いておけば、たいていは目安より早く届き、遅れて信用を落とすことがありません。
「営業日」とだけ書くと、土曜が営業日かどうかは読む人に分かりません。「土日・祝日を除く2営業日以内」のように、数え方も書きます。金曜の夜に送った人が、いつまで待てばよいか自分で数えられるかが基準です。
送信内容の控え：どこまで載せるか
控えがあると、送った人はあとで「いつ、何について送ったか」を確かめられます。ただし、載せる範囲は決めておきます。自動返信は、フォームに入力されたメールアドレスに届きます。他人のアドレスを入れて送られると、入力された文章がそのまま、自社の名前でその人に届くことになるからです。
当社が控えに載せるのは、受付日時、宛名としての名前、選択肢から選んだ項目（相談の分野、希望の連絡方法など）までです。相談の内容を書く自由記述の欄は載せず、「お送りいただいた内容は、担当者が確認しています」と書きます。名前の欄も、宣伝の文やURLを入れて送られることがあるため、当社は題名には差し込まず、本文の宛名だけに使います。士業の事務所では、相談の中身が控えとして社外のメールに残ること自体を避けたい、という事情もあります。
受付番号を入れると、電話で問い合わせを受けたときに話が早くなります。Contact Form 7 には、送信のたびに一つずつ増える番号を差し込む [_serial_number] という特別なメールタグがありますが、公式の説明では Flamingo（送信内容をサイトに保存するプラグイン）が入っていることが条件です。Flamingo を入れると問い合わせの個人情報がサイトに残るので、入れるかどうかはFlamingoの使い方を読んで決めてください。番号がなくても、受付日時と名前があれば、たいていの問い合わせは探せます。
返信が届かないときの連絡先と、心当たりがない人への一文
返事が来ない原因は、こちらの見落としのこともあれば、送った人のアドレスの打ち間違いや、受信側で迷惑メールとして弾かれていることもあります。どの場合でも、送った人が次に取れる手は電話です。電話番号と受付時間を書き、「目安の日数を過ぎても連絡がない場合は、お手数ですがお電話ください」と添えます。連絡先がフォームのページのURLだけだと、同じ経路でもう一度送ることになり、同じ理由でまた届かないことがあります。
末尾には、身に覚えのない人に向けた一文を入れます。Contact Form 7 で新しくフォームを作ったときに入る自動返信のひな形にも、このメールアドレスが使われた送信の受付である旨と、自分でなければこのメールは無視してよい旨の一文が入っています。日本語なら「このメールにお心当たりがない場合は、お手数ですが破棄してください」で足ります。
営業日と受付時間：長い休みのときだけ書き換える
定休日と受付時間は、返信の目安の日数の近くに書きます。年末年始や夏の休み、社員旅行などで数日続けて休むときは、その期間と、休み明けから順に返事をすることを書き足します。当社が見た範囲では、Contact Form 7 の「メール」タブに、日付で文面を切り替える欄はありません。当社は、休みに入る前の日に文面を書き換え、休み明けに戻すことを、休みの準備の一つとして予定表に入れています。戻し忘れると、休みが明けても「休業中」の文面が届き続けます。
迷惑メールのフォルダへの注意：何を確かめればよいかまで書く
担当者からの返事は自動返信とは別のメールなので、そちらだけが迷惑メールのフォルダに入ることがあります。「返事は（受付用のアドレス）からお送りします。迷惑メールのフォルダもご確認ください」と、差出人のアドレスまで書いておくと、送った人は何を探せばよいかが分かります。携帯電話会社のメールでパソコンからのメールを受け取らない設定にしている人には、電話で連絡する旨を添えると行き違いが減ります。
題名と差出人の名前
受信箱の一覧で最初に目に入るのは、題名と差出人の名前です。題名は「【会社名】お問い合わせを受け付けました（自動送信）」のように、どこからの何のメールかが一目で分かる形にします。Contact Form 7 の最初から入っているひな形は、差出人の名前にサイトのタイトルを差し込む [_site_title] を使っています。サイトのタイトルが「名古屋の注文住宅なら…」のような長い文になっていると、それがそのまま差出人の名前になります。差出人の名前は、会社名か屋号を直接書いておくと確実です。
業種別の文面の例（事業者名はすべて架空です）
以下は、当社が考えた文面の例です。事業者名、電話番号、アドレスはすべて架空のもので、[your-name] や [_date] などの角かっこの部分は、Contact Form 7 のメールタグ（送信時に入力内容や日時に置き換わる記号）です。自社のフォームの項目の名前に合わせて置き換えて使ってください。業種ごとに変えているのは、主に「次に何が起きるか」の書き方です。
地域の工務店の例（架空：みどり野ホーム）
工務店の問い合わせは、見学会の申し込み、資料の請求、建て替えの相談などが混ざります。施工できる地域の外からの問い合わせもあるので、その場合の扱いを先に書いておくと、返事を待たせずに済みます。
題名：【みどり野ホーム】お問い合わせを受け付けました（自動送信） [your-name] 様 みどり野ホームです。お問い合わせを受け付けました。 このメールは自動で送っています。 担当者から、水曜を除く2営業日以内に、メールかお電話でご連絡します。 施工できる地域の外のご相談の場合も、その旨をご連絡します。 ■ 受付の控え 受付日時：[_date] [_time] ご相談の種類：[inquiry-type] ご希望の連絡方法：[contact-method] お送りいただいた内容は、担当者が確認しています。 ■ 連絡がないとき 2営業日を過ぎても連絡がない場合は、お手数ですがお電話ください。 電話：000-000-0000（9時〜18時、水曜定休） 返事は info@example.com からお送りします。 迷惑メールのフォルダもご確認ください。 このメールにお心当たりがない場合は、お手数ですが破棄してください。 -- みどり野ホーム（架空の事業者名です）
士業事務所の例（架空：さくら通り行政書士事務所）
士業の事務所では、相談の内容を控えに載せないことが特に効いてきます。また、相談の内容によってはお受けできない場合があることを、責める調子にならない言い方で先に伝えておくと、あとでお断りするときの行き違いが減ります。
題名：【さくら通り行政書士事務所】ご相談を受け付けました（自動送信） [your-name] 様 さくら通り行政書士事務所です。ご相談のご連絡を受け付けました。 このメールは自動で送っています。 内容を確認のうえ、土日・祝日を除く2営業日以内に、担当の行政書士からご連絡します。 ご相談の内容によっては、当事務所ではお受けできない場合があります。その場合も、その旨をご連絡します。 ■ 受付の控え 受付日時：[_date] [_time] ご相談の分野：[soudan-bunya] ご相談の内容は、このメールには記載していません。 ■ 連絡がないとき 2営業日を過ぎても連絡がない場合は、お手数ですがお電話ください。 電話：000-000-0000（平日9時〜17時） 返事は office@example.com からお送りします。 迷惑メールのフォルダもご確認ください。 このメールにお心当たりがない場合は、お手数ですが破棄してください。 -- さくら通り行政書士事務所（架空の事務所名です）
教室・店舗の例（架空：こもれび書道教室）
教室や店舗では、体験や予約の申し込みにフォームを使うことがあります。このとき一番起きやすい行き違いは、自動返信を見た人が「予約が取れた」と思って当日来てしまうことです。空きを確かめてから確定の連絡をする運用なら、自動返信の段階では確定していないことを、目立つ位置に書きます。
題名：【こもれび書道教室】体験のお申し込みを受け付けました（まだ確定していません） [your-name] 様 こもれび書道教室です。体験のお申し込みを受け付けました。 このメールは自動で送っています。 このメールの時点では、ご予約はまだ確定していません。 空きを確認して、月曜を除く2日以内に、確定のご連絡をお送りします。 ■ 受付の控え 受付日時：[_date] [_time] ご希望のクラス：[class] ご希望の日：[kibou-bi] ■ 連絡がないとき 2日を過ぎても連絡がない場合は、お手数ですがお電話ください。 電話：000-000-0000（10時〜19時、月曜休み） ご希望の日の前日までに確定の連絡がない場合も、お電話でご確認ください。 返事は lesson@example.com からお送りします。 迷惑メールのフォルダもご確認ください。 このメールにお心当たりがない場合は、お手数ですが破棄してください。 -- こもれび書道教室（架空の教室名です）
書かないほうがよいこと（当社の見立て）
ここからは、法律で禁じられているかどうかではなく、当社が自動返信の文面を見直すときに外している内容です。
- 自由記述の欄の全文：控えの章に書いたとおり、他人のアドレスを入れて送られると、入力された文章が自社の名前で届きます。
- 守れるか分からない約束：「24時間以内にご連絡します」「当日中に」など、担当者が休んだ日に守れない時間は書きません。
- 確定や承諾と読める言葉：「ご予約ありがとうございます」「お見積もりは無料で承ります」のように、内容を見る前に引き受けたと読める言い方は、あとで断るときに行き違いになります。
- 担当者個人の携帯電話の番号やアドレス：担当が替わっても文面が古いまま残ります。会社の代表の番号と受付用のアドレスにします。
- 宣伝：キャンペーンの案内、ほかのサービスの紹介、メールマガジンへの登録の誘いなどです。理由は次の節に書きます。
宣伝を入れない理由と、特定電子メール法
広告や宣伝のメールの送り方は、特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）が定めています。総務省と消費者庁の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」（平成23年8月）は、法律の対象となる特定電子メールを、自己または他人の営業について広告または宣伝を行うための手段として送るメールとし、広告の内容がなくても、広告や宣伝のウェブサイトへ誘導することが送信の目的に含まれるメールもこれに当たるとしています。一方で、取引条件の案内や料金請求のお知らせのような取引関係の通知で、広告や宣伝の内容を含まず、広告や宣伝のウェブサイトへの誘導もしないメールは、特定電子メールに当たらないものの例として挙げています。
同じガイドラインは、契約の前段のやりとりとして顧客から来た問合せへの返信などに、広告や宣伝が付随的に含まれる場合を、受信を拒否されたときの送信停止の例外の一つに挙げています。問い合わせへの返信に宣伝が少し入ることは想定されている、ということです。それでも当社が自動返信に宣伝を入れないのは、法律の当てはめを考えずに済む文面のほうが、直す人が替わっても迷わず、読む人にも次にすることが分かりやすいからです。宣伝のメールを送りたい場合は自動返信とは分け、ガイドラインで同意の取り方と表示の決まりを確かめてから始めてください。
Contact Form 7 の「メール (2)」で自動返信を設定する手順
Contact Form 7 の公式の説明（Setting up mail）では、「メール (2)」は追加のメールのひな形で、自動返信によく使われ、最初の「メール」（社内への通知）が正常に送られたときにだけ送られる、とされています。社内への通知の設定が済んでいて、届くことを確かめてから進めます。
- 管理画面の「お問い合わせ」→「コンタクトフォーム」から、自動返信を付けたいフォームを開きます。
- 「フォーム」タブで、各項目の名前（[text* your-name] の your-name の部分）を書き留めます。メールタグはこの名前で差し込みます。
- 「メール」タブを開き、下のほうにある「メール (2)」の見出しのすぐ下のチェックボックス（英語の画面では Use Mail (2)）にチェックを入れます。入力欄が開きます。
- 次の表のとおりに各欄を埋め、本文に文面を貼ります。
- 「保存」を押し、設定に誤りの注意が出ていないかを見ます。
- 公開されているページから一通送り、届いた自動返信を確かめます（後の章）。
| 欄 | 入れるもの | 最初から入っている値と注意 |
|---|---|---|
| 送信先（To） | [your-email]（フォームのメールアドレスの欄の名前） | 最初から [your-email]。項目の名前を変えていれば合わせる |
| 送信元（From） | 会社名 <サイトと同じドメインのアドレス> | 差出人の名前が [_site_title] になっているので会社名に直す。アドレスの決め方は「メール」と同じ |
| 題名 | 【会社名】お問い合わせを受け付けました（自動送信） | 最初はサイトのタイトルと [your-subject]（入力された題名） |
| 追加ヘッダー | Reply-To: 受付用のアドレス | 最初は Reply-To: [_site_admin_email]（サイトの管理者のアドレス） |
| メッセージ本文 | この記事の例を元にした文面 | 最初は [your-message]（入力されたメッセージ）がそのまま載る |
最初から入っているひな形のまま有効にしない
チェックを入れるだけで自動返信は送られるようになりますが、開発元が公開しているプログラムを当社が読んだ範囲では、最初から入っている「メール (2)」のひな形は、本文に入力されたメッセージ（[your-message]）をそのまま載せ、その下に受付の控えである旨の注意書きを付ける形です。返信先（Reply-To）は [_site_admin_email] で、公式の説明ではこれはサイトの主たる管理者のメールアドレスに置き換わります。サイトを作った制作会社のアドレスが管理者のアドレスのまま残っていると、自動返信に「返信」した人のメールが、社内ではなく制作会社に届きます。本文と返信先は、有効にする前に書き換えます。
送信元（From）のアドレスは、社内への通知と同じく、サイトと同じドメインのアドレスにします。ここを入力した人のアドレスにしたり、別のドメインのアドレスにしたりすると、届きにくくなります。理由と、送信ドメインの認証（SPF・DKIM）の確かめ方はWordPressのお問い合わせフォームの「メール」タブと「送信完了と出るのに届かないとき」の章に書いています。
控えに使えるメールタグと、空欄の行を消す設定
Contact Form 7 の特別なメールタグの説明では、受付日時には [_date] と [_time] が使え、書式は WordPress の「設定」→「一般」の日付と時刻の形式に従うとされています。ほかに、サイトのタイトルの [_site_title]、サイトのURLの [_site_url] などがあります。任意の項目を控えに載せると、空欄のまま送られたときに「ご希望の日：」だけの行が残ります。メッセージ本文の欄に付いている、空のメールタグを含む行を出力しない設定（英語の画面では Exclude lines with blank mail-tags from output）にチェックを入れると、その行ごと省かれます。
送って確かめること
自分のスマートフォンからフォームを送り、受け取る側の画面で次を見ます。
- 受信箱の一覧で、差出人の名前と題名だけを見て、どこからの何のメールか分かるか。
- 角かっこのメールタグが、入力した内容や日時に置き換わっているか。[your-name] のまま残っていれば、項目の名前が合っていません。
- スマートフォンの画面で、改行の位置が不自然になっていないか。一行が長いと、途中で折り返されて読みにくくなります。
- 自動返信の「返信」を押したとき、宛先が社内の受付用のアドレスになるか。
- 任意の項目を空欄で送ったとき、空の行が残っていないか。
自動返信が届かない場合は、先に社内への通知が届いているかを見ます。「メール (2)」は最初の「メール」が送られたときにだけ送られるので、通知が届いていなければ、原因はそちらにあります。迷惑メールのフォルダに入る場合も含め、調べる順番はWordPressのお問い合わせフォームにまとめています。
自動返信は、送った人を待たせないための仕組みで、問い合わせの数を増やすものではありません。数を増やしたいときに手をつける順番はホームページから問い合わせを増やす方法に書きました。当社は、他社が作ったサイトでも、通知と自動返信が届くかの確かめと文面の見直しから引き受けています。
今日、自社で確かめられること
- 自社のフォームから一通送り、自動返信が届くか、届いた文面に6つの項目がそろっているかを見ます。
- 書いてある返信の目安の日数が、この一か月で一番忙しかった週にも守れたかを振り返り、守れないなら日数を直します。
- 自動返信の本文に、相談の内容の全文（[your-message] など）が載っていないかを見ます。
- 自動返信に「返信」を押し、宛先が社内の受付用のアドレスになるかを見ます。制作会社や辞めた人のアドレスなら、追加ヘッダーの Reply-To を直します。
- 次の長い休みの前日と休み明けの日に、文面を書き換える予定を入れます。
参照した資料（いずれも2026年10月16日確認）：Contact Form 7 公式ドキュメント「Setting up mail」「Special mail-tags」、Contact Form 7 の開発元が公開しているプログラム（メールのひな形と設定画面の部分）、総務省・消費者庁「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」（平成23年8月）。